5S---信息化,关键是改变行为

2011-05-21

信息化,关键是改变行为 

摘要:只有改变了人的习惯和行为,人与信息系统的关系才能水乳交融,信息化才有可能最终摆脱两张皮的窘境。

信息化表面上看是一套系统,一套流程体系,实质上是一种行为规范。只有改变了人的习惯和行为,人与信息系统的关系才能水乳交融,信息化才有可能最终摆脱两张皮的窘境。

一个到处是油污、铁屑、垃圾的地方,装备多么精良的电脑,也是枉然,在日本留学长达8年的杨博士这样说。在一次制造业信息化研讨会上,杨博士介绍的日本工厂里盛行的5S现场管理方法,令大家耳目一新。

心情好,才能工作好

5S5个日文词汇的首音:Seiri(整理)Seiton(整顿)Seiso(清扫)Seiketsu(清洁)Shitsuke(修养)

“5S起源于日本,是日本工厂车间管理的重要方法,杨博士介绍说。大约50年前,日本工厂的安全生产宣传口号是安全始于整理整顿,终于整理整顿,目的是为了确保安全生产。后来,因为品质控制的需要,又提出了清扫、清洁、修养的说法。

整理的意思是区分必需品和非必需品,倒掉垃圾,把长期不用的东西放回仓库;“整顿的目的,是把寻找必需品的时间减少到最低,让常用物品随手可得;“清扫,意思是确保岗位上无垃圾、无灰尘、干净整洁;“清洁,是将整理、整顿、清扫进行到底,并制度化;“修养,是严守作业标准,保持作业环境良好,员工心情愉快。

如果车间的地板上沾满油污、铁屑和垃圾,零件、包装箱、工具胡乱摆放在操作台旁,工人、电瓶车只能在拥挤狭窄的过道上通行,杨博士说,即使这间工厂的装备是世界水平的,也会因为管理不善,出现不知道工具夹到底放在哪里的情况。最先进的设备,最终也会因保养不良而加速报废。

这种乱七八糟的车间现场,在很多企业里司空见惯。按照杨博士描绘的景象,员工在这样的工厂里干活,自然是越干越没劲,要么当一天和尚撞一天钟,要么跳槽,择木而栖。

习惯好,才能有成效

“5S常常被简单理解成清扫卫生’”,杨博士分析道,殊不知,5S在日本是企业管理最基础的内容。

首先,表面上看,整理只是区分必需品和非必需品,杨博士举例说,但要搞明白哪些是必需品,并不简单。

对于必需品,人们总是混淆客观需要主观想要的概念,总有以防万一的心态。很多情况下,人们习惯性地占有更多的资源,在文件柜、工具箱、抽屉、窗台、操作台上塞满杂物,长期不用或者已经不能用的工具、仪器、废旧文具、过期文件、表格、草稿纸充斥着办公空间。

第二,整顿的目的固然是为了减少寻找时间,但是,整顿还有更深层的含义:一旦物品或者设备有异常,通过整顿就能立刻发现。为此,良好整顿的基础,实际上是物品的标识方法、工作空间布局的规划、物品定位的问题。

整顿的要点其实在于物品的分类,为物品正确命名、标识,制定规范。进一步说,整顿不仅包括物品方面,实际上还包括限制文具使用量、有效控制文件分发、及时销毁过时的文件和临时文件、只保留一套正式的版本、追求无纸办公、现场会议压缩到1小时以内、倡导1分钟电话、减少待办事项、缩短工作处理时间等。

第三,清扫的直观含义是扫除工作岗位的垃圾、灰尘,清除长年堆积的杂物、污染,不留死角。日本的无人工厂令世界制造业羡慕,杨博士介绍说,但在日本有这样一句话,无人始于无尘’”清扫其实就是点检,通过清扫把污秽、灰尘、油渍、原材料加工的剩余物清除掉,这样一来磨耗、瑕疵、漏油、松动、裂纹、变形等设备缺陷才会暴露出来,从而能采用相应的措施加以修补。

清扫的过程中会发现很多问题,这就是修补、整修的好机会。地板上凹凸不平的地方需要整修、松动的螺栓需要紧固、需要润滑的部位应及时加油保养、跑冒滴漏需要检修等。

如果在点检、修补的过程中,总是发现污垢在同样的地方出现,就需要进一步查明污垢的发生源,从根本上杜绝源头。

第四,清洁的目的是保持整洁的状态。让整理、整顿、清扫成为制度、习惯。这是企业文化的良好开端,杨博士说,在日本,很多企业利用5S新闻、领导巡视、5S宣传画、徽章、标语、5S活动日的形式,让员工每日都沉浸在创造良好工作环境的兴奋之中。

就拿办公环境来说,国内企业常见的情况是,文件资料在PC机或笔记本里版本混乱,分不清哪些是可用的;保密文件无任何保密措施;办公用品、消耗品随意使用;文件种类繁多,缺乏统一的标记,难以管理,即便丢失了,也没有人知道。

最后,修养的目的就是通过上述4S的历练,通过培养员工的良好工作习惯,完善规章制度,培养员工的责任心,激发工作热情。人造环境,环境育人,通过推动5S,可以使企业文化得到整体提升,大家有归属感,相互之间产生信任,净化人们的心灵。

日本工厂盛行的5S现场管理法,在过去的30年里风靡全球,通过对5S的详细介绍,杨博士的话题转到了信息化。他说,人们已经认识到,信息化要想获得成效,难点并不在于系统建设,而在于企业的员工是否具备信息化环境下的行为能力

 

来源:CIOAge.com

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